Etika penulisan E-mail ~ Debie

Etika penulisan E-mail

Usahkan tetap singkat dan menarik
Saat menulis e-mail resmi, pastikan tetap singkat, jelas, dan langsung ke pokok permasalahan. Kebanyakan karyawan menerima sejumlah e-mail setiap hari. Sebuah e-mail yang jelas akan membantu seseorang segera memahami, mengatur, dan merespons. Jika pesan dapat disampaikan dalam satu kalimat, tidak ada gunanya berbelit-belit. Selain itu, menulis e-mail formal yang jelas dan singkat akan membantu Anda membangun kesan yang baik. Hindari lampiran berat Akun e-mail memiliki ruang penyimpanan yang terbatas. Selain itu, e-mail berat sering ditandai sebagai spam. Maka itu, hindari melampirkan file berat dan dokumen dalam e-mail resmi kecuali benar-benar diperlukan.
Perhatikan judul e-mail. Subjek e-mail dianggap yang paling penting. Supaya e-mail Anda dibaca dan ditandai oleh penerima, judul harus menarik dan cukup jelas. Hindari menggunakan baris judul yang panjang karena akan sulit diperhatikan pembaca.
Koreksi kembali. Terakhir, tapi terpenting, baca kembali e-mail Anda sebelum mengirimkannya. Kemungkinannya adalah bahwa Anda mungkin telah salah mengetik kata atau mungkin telah kehilangan poin penting. Bagi mereka yang bekerja di bidang humas, atau komunikasi perusahaan, kesalahan ketik adalah hal fatal. e-mail dengan kesalahan ketik konstan dan ganda dan kesalahan tata bahasa akan merugikan reputasi profesional Anda. (TOI/Prita Daneswari/Eno)
Pastikan Anda menggunakan salam pembukaan dan penutupan yang sopan. Hal ini akan membuat email Anda terlihat tidak terlalu singkat dan tanpa basa-basi.
Tuliskan alamat kontak sesuai dengan level formalitas mereka dan pastikan anda mengeja atau menulis nama mereka dengan benar
Cek ejaan tulisan Anda – email dengan kesalahan penulisan biasanya dianggap kurang serius
Pastikan Anda telah mencantumkan semua rincian dan informasi yang dibutuhkan agar mereka mampu memahani dan mengerti tujuan Anda.
Generalisasi kata dapat menyebabkan kebingungan dan membuat mereka harus membaca berkali-kali.
Apakah Anda menggunakan struktur kalimat dengan tepat? Kata pertama dikapitalisasi dengan tanda baca yang tepat? Beberapa contoh tanda baca ‘!!!’ dianggap kasar atau merendahkan.
Jika email Anda penuh dengan emosional, menjauhlah dari komputer dan tunggu waktu yang tepat untuk membalas. Tinjau pengirim email yang Anda terima, sehingga Anda yakin bahwa Anda sedang tidak membaca email yang sebenarnya tanpa pengirim yang jelas.
Jika mengirim lampiran, apakah Anda bertanya kapankah waktu terbaik untuk mengirim? Apakah Anda memeriksa ukuran file untuk memastikan bahwa file yang Anda kirim hanya akan memenuhi inbox dari kontak tujuan Anda?
Sebaiknya Anda menahan diri dari menggunakan fitur Reply to all (Balas ke Semua) untuk memberikan pendapat Anda kepada mereka yang mungkin tidak tertarik. Dalam kebanyakan kasus membalas email satu-satu secara pribadi merupakan tindakan terbaik.
Lakukan pemeriksaan terakhir bahwa alamat yang Anda tulis pada To: adalah benar-benar pengirim yang ingin Anda balasa emailnya.
Pastikan nama Anda ditulis dengan baik dalam From
Ketik kalimat dengan lengkap. Jika Anda ingin ber basa-basi, maka sebaiknya tidak membuat pesan yang ingin Anda sampaikan menjadi rancu.
Pastikan isi kolom Subject: dengan akurat dan mencerminkan isi email Anda.
Selalu akhiri email Anda dengan ”Terima kasih,” ”Hormat Saya,” atau ”Salam”.
Jangan mengetikkan kalimat dalam huruf besar. Penggunaan huruf besar mencerminkan kata-kata keras atau Anda sedang berteriak atau melakukan penekanan.
Jika Anda ingin menggunakan bold pada tulisan Anda, maka Anda harus mengetahui maksud dari kata yang di cetak tebal.
Hindari penggunaan fancy-schmancy font. Gunakanlah font standar yang dapat dengan mudah di kenali pada semua computer.
Gunakan emoticon yang sesuai untuk membantu Anda mengekspresikan nada dan niat yang jelas.
Mengetik email Anda dengan menggunakan huruf kecil semua akan memberikan persepsi kurangnya pendidikan atau kemalasan.
Hindari menggunakan beberapa warna font dalam satu email. Itu membuat email Anda lebih sulit untuk dilihat dan dapat menyebabkan kesalah-pahaman akan maksud email Anda.
Pilihlah kata yang paling tepat dan seakurat mungkin untuk mencerminkan intonasi nada Anda dan menghindari kesalahpahaman.
Email Tujuan To, From, CC, BCC, RR, Subject:
Hanya menggunakan Cc: bila penting bagi mereka Cc: untuk mengetahui tentang isi dari email tersebut. Cc yang berlebihan dapat menyebabkan email Anda diabaikan.
Jangan gunakan Return Receipt (RR) pada setiap email tunggal. Melakukan hal ini dipandang sebagai mengganggu, menjengkelkan dan dapat ditolak oleh pihak lain.
Sertakan alamat dalam kolom To: Untuk orang yang ingin anda mintai balasan.
Sertakan alamat dalam kolom Cc: Sebagai informasi akan apa yang Anda kirimkan.
Pastikan nama Anda ditampilkan dengan benar dalam kolom From:.
Hapus alamat dari To:, CC, dan BCC: Jika tidak perlui melihat balasan Anda.
Selalu gunakan Subjek singkat. Email tanpa judul akan ditandai sebagai spam.
Pikirkan motif Anda saat menambahkan alamat ke Ke:, CC:, Bcc.
Jangan pernah mengekspos teman Anda atau alamat email kontak orang lain dengan orang asing dengan memasukkan mereka ke kolom To:. Gunakan Bcc:!
Pastikan ketika menggunakan Bcc: bahwa niat Anda tepat. Untuk mengirim Bcc: salinan kepada orang lain sebagai cara untuk berbicara dibelakang orang lain yang kurang sopan
Jangan informasi pribadi atau spesifik mengenau lokasi atau alamat Anda secara online – tidak seharusnya Anda memberikan informasi pribadi kepada orang lain.
Perlu diketahui bahwa dalam sebuah diskusi / forum akan selalu ada perbedaan pendapat. Cobalah untuk tetap objektif dan tidak mempersonalisasi masalah.
Jangan terjebak oleh Troll. Troll adalah orang-orang yang akan menulis komentar kasar hanya untuk memancing seseorang.
Pastikan untuk mengedit, atau menghapus setiap bagian dari posting Anda yang tidak berhubungan dengan diskusi yang tengah berjalan.

Download disini

http://www.metrotvnews.com/lifestyle/read/2013/02/20/915/132551/Ketahui-5-Etika-Mengirim-E-mail-Formal
http://blog.pusathosting.com/2012/09/03/tips-dan-etika-mengirim-email/

Selasa, 03 September 2013

Etika penulisan E-mail

19.30

Debie

Usahkan tetap singkat dan menarik
Saat menulis e-mail resmi, pastikan tetap singkat, jelas, dan langsung ke pokok permasalahan. Kebanyakan karyawan menerima sejumlah e-mail setiap hari. Sebuah e-mail yang jelas akan membantu seseorang segera memahami, mengatur, dan merespons. Jika pesan dapat disampaikan dalam satu kalimat, tidak ada gunanya berbelit-belit. Selain itu, menulis e-mail formal yang jelas dan singkat akan membantu Anda membangun kesan yang baik. Hindari lampiran berat Akun e-mail memiliki ruang penyimpanan yang terbatas. Selain itu, e-mail berat sering ditandai sebagai spam. Maka itu, hindari melampirkan file berat dan dokumen dalam e-mail resmi kecuali benar-benar diperlukan.
Perhatikan judul e-mail. Subjek e-mail dianggap yang paling penting. Supaya e-mail Anda dibaca dan ditandai oleh penerima, judul harus menarik dan cukup jelas. Hindari menggunakan baris judul yang panjang karena akan sulit diperhatikan pembaca.
Koreksi kembali. Terakhir, tapi terpenting, baca kembali e-mail Anda sebelum mengirimkannya. Kemungkinannya adalah bahwa Anda mungkin telah salah mengetik kata atau mungkin telah kehilangan poin penting. Bagi mereka yang bekerja di bidang humas, atau komunikasi perusahaan, kesalahan ketik adalah hal fatal. e-mail dengan kesalahan ketik konstan dan ganda dan kesalahan tata bahasa akan merugikan reputasi profesional Anda. (TOI/Prita Daneswari/Eno)
Pastikan Anda menggunakan salam pembukaan dan penutupan yang sopan. Hal ini akan membuat email Anda terlihat tidak terlalu singkat dan tanpa basa-basi.
Tuliskan alamat kontak sesuai dengan level formalitas mereka dan pastikan anda mengeja atau menulis nama mereka dengan benar
Cek ejaan tulisan Anda – email dengan kesalahan penulisan biasanya dianggap kurang serius
Pastikan Anda telah mencantumkan semua rincian dan informasi yang dibutuhkan agar mereka mampu memahani dan mengerti tujuan Anda.
Generalisasi kata dapat menyebabkan kebingungan dan membuat mereka harus membaca berkali-kali.
Apakah Anda menggunakan struktur kalimat dengan tepat? Kata pertama dikapitalisasi dengan tanda baca yang tepat? Beberapa contoh tanda baca ‘!!!’ dianggap kasar atau merendahkan.
Jika email Anda penuh dengan emosional, menjauhlah dari komputer dan tunggu waktu yang tepat untuk membalas. Tinjau pengirim email yang Anda terima, sehingga Anda yakin bahwa Anda sedang tidak membaca email yang sebenarnya tanpa pengirim yang jelas.
Jika mengirim lampiran, apakah Anda bertanya kapankah waktu terbaik untuk mengirim? Apakah Anda memeriksa ukuran file untuk memastikan bahwa file yang Anda kirim hanya akan memenuhi inbox dari kontak tujuan Anda?
Sebaiknya Anda menahan diri dari menggunakan fitur Reply to all (Balas ke Semua) untuk memberikan pendapat Anda kepada mereka yang mungkin tidak tertarik. Dalam kebanyakan kasus membalas email satu-satu secara pribadi merupakan tindakan terbaik.
Lakukan pemeriksaan terakhir bahwa alamat yang Anda tulis pada To: adalah benar-benar pengirim yang ingin Anda balasa emailnya.
Pastikan nama Anda ditulis dengan baik dalam From
Ketik kalimat dengan lengkap. Jika Anda ingin ber basa-basi, maka sebaiknya tidak membuat pesan yang ingin Anda sampaikan menjadi rancu.
Pastikan isi kolom Subject: dengan akurat dan mencerminkan isi email Anda.
Selalu akhiri email Anda dengan ”Terima kasih,” ”Hormat Saya,” atau ”Salam”.
Jangan mengetikkan kalimat dalam huruf besar. Penggunaan huruf besar mencerminkan kata-kata keras atau Anda sedang berteriak atau melakukan penekanan.
Jika Anda ingin menggunakan bold pada tulisan Anda, maka Anda harus mengetahui maksud dari kata yang di cetak tebal.
Hindari penggunaan fancy-schmancy font. Gunakanlah font standar yang dapat dengan mudah di kenali pada semua computer.
Gunakan emoticon yang sesuai untuk membantu Anda mengekspresikan nada dan niat yang jelas.
Mengetik email Anda dengan menggunakan huruf kecil semua akan memberikan persepsi kurangnya pendidikan atau kemalasan.
Hindari menggunakan beberapa warna font dalam satu email. Itu membuat email Anda lebih sulit untuk dilihat dan dapat menyebabkan kesalah-pahaman akan maksud email Anda.
Pilihlah kata yang paling tepat dan seakurat mungkin untuk mencerminkan intonasi nada Anda dan menghindari kesalahpahaman.
Email Tujuan To, From, CC, BCC, RR, Subject:
Hanya menggunakan Cc: bila penting bagi mereka Cc: untuk mengetahui tentang isi dari email tersebut. Cc yang berlebihan dapat menyebabkan email Anda diabaikan.
Jangan gunakan Return Receipt (RR) pada setiap email tunggal. Melakukan hal ini dipandang sebagai mengganggu, menjengkelkan dan dapat ditolak oleh pihak lain.
Sertakan alamat dalam kolom To: Untuk orang yang ingin anda mintai balasan.
Sertakan alamat dalam kolom Cc: Sebagai informasi akan apa yang Anda kirimkan.
Pastikan nama Anda ditampilkan dengan benar dalam kolom From:.
Hapus alamat dari To:, CC, dan BCC: Jika tidak perlui melihat balasan Anda.
Selalu gunakan Subjek singkat. Email tanpa judul akan ditandai sebagai spam.
Pikirkan motif Anda saat menambahkan alamat ke Ke:, CC:, Bcc.
Jangan pernah mengekspos teman Anda atau alamat email kontak orang lain dengan orang asing dengan memasukkan mereka ke kolom To:. Gunakan Bcc:!
Pastikan ketika menggunakan Bcc: bahwa niat Anda tepat. Untuk mengirim Bcc: salinan kepada orang lain sebagai cara untuk berbicara dibelakang orang lain yang kurang sopan
Jangan informasi pribadi atau spesifik mengenau lokasi atau alamat Anda secara online – tidak seharusnya Anda memberikan informasi pribadi kepada orang lain.
Perlu diketahui bahwa dalam sebuah diskusi / forum akan selalu ada perbedaan pendapat. Cobalah untuk tetap objektif dan tidak mempersonalisasi masalah.
Jangan terjebak oleh Troll. Troll adalah orang-orang yang akan menulis komentar kasar hanya untuk memancing seseorang.
Pastikan untuk mengedit, atau menghapus setiap bagian dari posting Anda yang tidak berhubungan dengan diskusi yang tengah berjalan.

Download disini

http://www.metrotvnews.com/lifestyle/read/2013/02/20/915/132551/Ketahui-5-Etika-Mengirim-E-mail-Formal
http://blog.pusathosting.com/2012/09/03/tips-dan-etika-mengirim-email/